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新时期秘书人员如何做好信息工作

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发表于 2015-9-28 10:11:43 | 显示全部楼层 |阅读模式
新时期秘书人员如何做好信息工作
信息工作是秘书人员重要的基础性工作之一,秘书人员的信息工作是直接为领导服务的,信息是领导决策的基础和依据,秘书辅助领导决策主要是通过为领导者提供信息来实现的,秘书人员的信息工作水平直接影响着为领导决策服务水平的高低,其重要意义显而易见。信息是现代社会的宝贵资源,随着社会的发展,信息的价值将不断飚升,信息时代的到来,既给秘书工作带来了难得的发展机遇,同时也带来了严峻的挑战,秘书人员应如何在信息时代做好信息工作,更好地发挥秘书人员的参谋、助手作用呢?笔者认为秘书人员在做好传统的信息工作的基础上,应加强以下几方面的工作:
一、强化信息观念和信息意识
现代秘书的信息观念,是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。在具备良好的信息观念的基础上,现代秘书人员还应具备强烈的信息意识。信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力,也就是指秘书人员对信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识,首先表现为能够敏锐地感受到社会信息的变化对秘书工作带来的不利和不利影响。秘书人员具有强烈的信息意识,就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息,迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异,并能迅速地选择和捕捉,达到发现早,挖掘深,效率高的境界。其次,表现为对领导决策信息和秘书工作信息的高度关注,现代秘书每天都要读文件,看报纸,浏览网络,查找所需要的资料,并形成一种良好的习惯。无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉,并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考,从而更好地开展秘书工作。
二、掌握足够的信息能力和信息知识
现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容:信息的获取能力、信息选择的能力、信息预测的能力、信息处理能力、信息的运用能力。秘书人员的信息知识应该包括三个部分:一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识,对信息概念能正确地理解和应用,对信息技术的发展和变化有一定的了解,对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。现代秘书人员要突出信息技能的教育和训练,这是秘书人员能够不断获取新知识的基本工具。信息技能发展变化快,知识含量和技术含量高,学习掌握起来具有一定的难度,秘书人员应下大力气掌握它。三是一定的外语和法规知识。目前在秘书学领域中关于秘书人员的综合素质的探讨中,都非常重视秘书人员多元化的才能和沟通能力,要求秘书人员至少懂得两国甚至三国以上的语言,这不仅是秘书人员交往范围扩大提出的高要求,也是秘书人员做好信息工作的基础。
三、要在信息创新上下功夫,不断寻觅有新意的信息
当今社会发展变化很快,信息老化的周期大大缩短,秘书人员必须具备敏锐的观察力,在捕捉具有新意的信息上下功夫。寻觅有新意的信息应把握住以下几点:一是要在发展、变化中抓新。创新是一个过程,在创新的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作的小范围是不够的,应放开思路,开阔眼界。除了抓住身边看的见,摸的着的新事物之外,还要善于捕捉一些无形的新信息,如观念的转变,思想的变化,认识的升华等;外地的新信息;隐性新信息以及连带新信息等。二是在观察思考中出新。随时随地地观察思考应当是秘书人员的基本功。比如通过观察苗头性的问题,发现超前性宏观信息,从个别现象问题,揭示规律性信息,从一次性信息增值发展为多次性信息。有些信息通过不断加工处理,会出现多次增值。三是在学习借鉴中创新。改革的年代每个地方、每个行业都需要向其他地方、其他行业学习,借鉴先进的经验,结合本地、本行业的实际,融会贯通。推进发展。在把外地的经验与本地实际结合的过程中,就会产生有新意的信息。四是在比较对照中求新。捕捉有新意的信息,必须学会对万事万物进行比较对照。在比较中鉴别事物,发现有新意的信息,可以同中求异,也可异中求同。
四、信息道德和信息工作中的保密意识
秘书人员在自觉地遵守信息道德的同时,还应注意信息获取和使用过程中各种自觉不自觉的失密或泄密事件的发生。在这里特别提出注意的是秘书人员一定要防范隐晦性公务泄密。主要有三种表现,其一是泄露“天机”不知不觉。1998年我国发生了历史上百年未遇的洪涝灾害,在当时的抗洪斗争中最难解决的问题是“管涌”。我国军民用智慧和生命,经过千百次实践战胜了它,这一贡献可以说是利在当年,功造千秋。可这一“密招”经媒体炒作,便淋漓尽致地“曝光”,片刻间化为“全人类的财富”。其二是盲目炫耀,结果“君子不出门,便知天下事”,一些记者为了抢头条,占头版,对一些不能公开报道的国家机密进行公开报道。其三是真心实意讲话,莫名其妙泄密,到头来,说者无意,听者有心。一些不同层次的领导人应邀到不同场合讲话,有些人为了显示自己的身份和知晓度,在部分场合、范围讲一些“小道消息”和“大家感兴趣的话题”,大部分人一听了之,但有些人却在更大的范围内传播“小范围”的内容。


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发表于 2015-9-28 14:42:00 | 显示全部楼层
做信息工作的要好好学习下。
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发表于 2016-4-15 08:04:03 | 显示全部楼层
学习中,有收获。
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