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不容小觑的会议报名回执

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发表于 2017-8-28 17:59:15 | 显示全部楼层 |阅读模式
重要会议通知一般都应附上报名回执。报名回执是收集参会人员信息的关键,而收集参会人员信息则也是整个办会的“控制性工程”。运用之妙,存乎一心,看似简单普通的报名回执,用好却并不容易。

小回执有大作用

报名回执虽小,至少可以起到以下作用:

       信息集中、清楚明了。一份会议通知尤其是比较复杂的会议通知,有效信息往往分散各处。而报名回执可以将所有须反馈信息集中在一张表里,填报人员只须对空逐一填齐即可,准确高效,不会缺漏。
       格式统一、便于统计。规模较大的会议,参会单位往往数以百计,会议承办部门统计录入参会人员信息工作量很大。报名回执格式统一,可简化工作量,方便统计录入。
       程序严谨,职责清晰。报名回执一般会要求填写填报人姓名及联系电话,有的还会加上报到工作人员或联系人。这样可以做到责任到人,既避免职责不清、推诿扯皮,也方便在需要的情况下以最快速度联系上参会单位。
       易于区分、防止混淆。有的会议承办部门会同时承办几个会议,如果不使用报名回执,不在报名回执上标注清楚会议名称,就会出现无法区分收到的报名表对应哪个会议的问题。同样的,有时候一个单位会同时收到多份会议通知,如果不注意,也很容易出现错报的情况。

起草回执“三步走”

起草报名回执可分以下步骤:

       第一步,确定是否须附报名回执。一般来说,只有规模较大、较正式的会议才须要附回执。

       第二步,确定报名回执要素。这是起草报名回执的关键,其要素大致分两类:一类是参会人员信息,比如姓名、性别、民族、单位、职务、级别、联系电话、车牌号、抵离航班或车次等,这一类信息可增可减;另一类是辅助信息,比如会议名称、填报单位、盖章、填报人姓名和联系电话、备注,这一类信息是固定的、必要的。某一要素是否必需是根据办会需要来确定的。在明确要素时,应遵循“必要的一个不能少,无用的一个不能有”的原则,以使报名回执简洁实用。
       第三步,优化美化报名回执页面布局。报名回执一般都为表格形式,列、行间距应恰当,使之既美观又实用。

小回执背后的大视角

要把报名回执用活,须从更高层次加以考虑。

       进一步贯彻落实中央八项规定精神。中央八项规定出台后,为提高会议质量和效率,对会议组织工作精准度的要求更高。比如,在同一会议不同阶段参会范围不同,一个会议中套开多个小会,现场会议分组考察,等等。会议出现上述变化后,报名要求也就相应变得更加复杂。巧妙灵活地使用报名回执可以更加方便地顺应这种趋势。比如,报名回执中增加一栏“是否须要安排食宿”,就可以让食宿安排更加合理,避免浪费。
       改进会风会纪。在报名回执上注明须要填报单位加盖单位公章,这是每一份报名回执的“规定动作”。其目的是为提高办会、参会的严肃性,作为必要而有效的凭证,一方面能督促参会单位工作人员认真填报,另一方面也可防止无故缺会或找人替会的情况发生。
       降低沟通成本。具体到一个单位,负责反馈参会人员信息的人是相对固定的,办会单位长期坚持使用报名回执,并对某些方面一贯地提出要求,可以使办会和参会单位形成某种程度上的默契,减少很多不必要的沟通成本。比如,党委系统的会议报名回执长期要求填报党内职务,偶尔没有特别要求,填报人也会习惯地填上党内职务。
       用好报名回执,参会单位填报人员的工作也非常重要,需在通读会议通知、全盘掌握通知要求的基础上,按程序请示汇报,作好沟通衔接,逐项落实每一条信息,待所有信息确定无疑后再填报,一旦参会人员信息有变化要在第一时间重新填报反馈报名回执。只有办会和参会单位协力合作,才能做好会议报名工作。

注:本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)。文章摘自《秘书工作》杂志2017年3期;作者:易志强 .


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